Betrek stakeholders en win aanbestedingen met emvi-criteria

In de wereld van projectmanagement zijn stakeholders vaak de stille krachten die bepalen of een project succesvol is of niet. Ze zijn overal, soms zichtbaar maar vaak ook verborgen achter de schermen. Maar wie zijn deze stakeholders eigenlijk? En waarom zijn ze zo belangrijk? Een stakeholder is iemand die invloed kan uitoefenen op een project of erdoor beïnvloed wordt. Denk aan klanten, leveranciers, werknemers, maar ook overheidsinstanties en de lokale gemeenschap.

Het managen van deze stakeholders is cruciaal. Zonder stakeholdermanagement om hun verwachtingen te beheren, kunnen projecten snel ontsporen. Stel je voor dat je midden in een groot bouwproject zit en ineens komt er verzet van buurtbewoners omdat ze zich niet gehoord voelen. Dat kan een flinke vertraging opleveren. Stakeholdermanagement draait om het identificeren van deze groepen, hun belangen begrijpen en actief met hen communiceren. Het is een continu proces dat risico’s vermindert en kansen creëert.

Emvi-criteria, meer dan alleen een prijskaartje

Bij aanbestedingen was vroeger vaak de laagste prijs het belangrijkste criterium. Maar ja, laagste prijs betekent niet altijd beste kwaliteit. Hier komt EMVI om de hoek kijken. EMVI betekenis staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving en legt de nadruk op zowel prijs als kwaliteit en maatschappelijke meerwaarde. Dus niet alleen de goedkoopste wint, maar degene die ook echt wat toevoegt.

EMVI-criteria geven aanbestedende diensten de mogelijkheid om verschillende aspecten mee te nemen in hun beoordeling. Dit kan variëren van duurzaamheid tot innovatie en klanttevredenheid. Het idee is om een gebalanceerde keuze te maken die niet alleen financieel voordelig is maar ook kwalitatief hoogstaand en maatschappelijk verantwoord.

Wat zijn emvi-criteria?

EMVI-criteria zijn dus eigenlijk een set van regels en richtlijnen die ervoor zorgen dat bij aanbestedingen niet alleen naar de prijs wordt gekeken. Deze criteria kunnen bijvoorbeeld bestaan uit de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit zoals levenscycluskosten, en natuurlijk ook de laagste prijs in sommige gevallen. Maar het draait vooral om het rechtvaardigen waarom een bepaald criterium wordt gekozen.

Het kiezen van de juiste EMVI-criteria kan een hele puzzel zijn. Het moet goed onderbouwd worden waarom bijvoorbeeld kwaliteit zwaarder weegt dan prijs. Dit vraagt om een strategische aanpak en veel overleg met alle betrokken partijen.

Het samenspel tussen stakeholders en emvi-criteria

Stakeholders hebben vaak een directe invloed op hoe EMVI-criteria worden toegepast en beoordeeld. Stel je voor dat je een aanbesteding doet voor een nieuw schoolgebouw. De lokale gemeenschap, leraren en zelfs ouders kunnen allemaal als stakeholders gezien worden. Hun input kan bepalen welke criteria belangrijk worden gevonden – misschien hechten ze veel waarde aan duurzaamheid of veiligheid.

Het is daarom belangrijk om al in een vroeg stadium stakeholders te betrekken bij het opstellen van deze criteria. Door hun verwachtingen en eisen mee te nemen, zorg je ervoor dat de uiteindelijke keuze breed gedragen wordt en minder weerstand ontmoet.

Hoe stakeholders invloed hebben op emvi-scores

De invloed van stakeholders op EMVI-scores kan behoorlijk groot zijn. Als zij bijvoorbeeld veel waarde hechten aan milieuvriendelijkheid, kan dit zwaar meewegen in de uiteindelijke beoordeling. Dit betekent dat je als inschrijvende partij goed moet weten welke belangen spelen bij verschillende stakeholdergroepen.

Een praktisch voorbeeld: bij een infrastructuurproject kunnen omwonenden nadrukkelijk vragen om minimale geluidsoverlast tijdens de bouw. Dit kan dan als specifiek EMVI-criterium worden opgenomen, waardoor bouwbedrijven creatieve oplossingen moeten bedenken om hieraan te voldoen.

Praktische tips voor effectief stakeholdermanagement in aanbestedingen

Effectief stakeholdermanagement begint met luisteren. Klinkt simpel, toch? Maar echt luisteren naar wat stakeholders zeggen – hun zorgen, verwachtingen, wensen – kan veel problemen voorkomen. Organiseer bijeenkomsten, stuur enquêtes rond of voer persoonlijke gesprekken om een goed beeld te krijgen van wat er speelt.

Zorg daarnaast voor transparante communicatie. Laat stakeholders weten wat er gebeurt, welke keuzes gemaakt worden en waarom bepaalde beslissingen genomen worden. Dit creëert vertrouwen en maakt het makkelijker om draagvlak te krijgen voor je project.

Ten slotte is flexibiliteit key. Projecten veranderen continu, net als de belangen van stakeholders. Blijf daarom regelmatig checken of je nog steeds op dezelfde lijn zit en stel waar nodig je plannen bij.

Zo zie je maar: stakeholdermanagement en EMVI-criteria zijn nauw met elkaar verbonden en kunnen samen het verschil maken tussen een succesvol project en een mislukking.