Het verwerken van inkomende facturen was nog nooit zo eenvoudig

Op tal van manieren bereiken inkomende facturen je onderneming. Je vindt ze terug in de inbox van de e-mail, de postbode bezorgt er dagelijks wel enkele, leveranciers sturen ze mee met de goederen of een werknemer brengt een bonnetje binnen. Je wil natuurlijk dat iedere leverancier tijdig en correct betaald wordt, maar het is een hele onderneming om het beheer van al die facturen in goede banen te leiden. Echter niet als je hiervoor de hulp van professionele software inroept.

Het beheer van je facturen in slechts 4 eenvoudige stappen

Door het gebruik van de software van bijvoorbeeld whitevision.nl heb je voortaan maar 4 stappen nodig om het hele proces van inkomende facturen te doorlopen. In de eerste stap ga je alle facturen die je op eender welke manier bereiken verzamelen, inscannen of uploaden in het softwareprogramma. We hebben hier te maken met een slim systeem wat betekent dat het programma de ontvangen gegevens onmiddellijk herkent en weet welke bestemming die moeten krijgen. De betaling, het invoegen van de factuur in de boekhouding en het koppelen van facturen aan bestelbonnen, het vraagt allemaal geen werk en tijd meer van jou of je team. Om toch een zekere vorm van controle te hebben in het factuurcontrole proces zal een laatste stap er uit bestaan dat jij de handelingen die door het programma aangegeven worden nog even goedkeurt.

Welke voordelen zijn hier voor jou aan verbonden?

Het spreekt voor zich dat het automatiseren van de verwerking van inkomende facturen je heel wat tijd en werk bespaart. Niemand die nog eindeloos facturen en bonnetjes moet verwerken, waardoor er meer tijd vrijkomt voor andere werkzaamheden die niet zo makkelijk te automatiseren zijn. Daarnaast is het zo dat je het aandeel aan menselijke fouten in de verwerking van de facturen kunt weglaten. De gegevens worden perfect weergegeven en de handelingen worden foutloos uitgevoerd. Het moet niet gezegd worden dat een klein foutje, en mensen maken nu eenmaal fouten, voor een bedrijf meteen grote gevolgen kan hebben. Tenslotte willen we ook nog even aanhalen dat de kans dat een factuur over het hoofd gezien wordt op deze manier drastisch verkleint. Het programma houdt alles netjes bij en jij krijgt een reminder wanneer je actie moet ondernemen; snel, makkelijk en uiterst efficiënt dus. Het boeken van een demo bij je leverancier van de software laat je nog meer mogelijkheden en voordelen zien dan je hier al kon vinden.